Diritto

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BREVE VADEMECUM IN MATERIA DI  PEC, FIRMA DIGITALE, DOCUMENTO DIGITALE

a cura del Comitato scientifico del Movimento Forense

Carissimi Colleghi,

come avrete notato il processo di informatizzazione sta prendendo avvio in moltissime procedure, anche giudiziali. Pertanto oggigiorno pare necessario avere conoscenza di alcune nozioni, soprattutto in materia di documenti digitali, pec e firma digitale, processo civile informatico.

Abbiamo dunque pensato di redigere questo breve VADEMECUM al fine di fornire un ausilio semplice ed immediato, che aiuti ad orientarsi tra nuovi concetti e strumenti, che già appartengono al nostro quotidiano.

 

PEC (Posta Elettronica Certificata)

 

D.P.R. 68/2005

Posta Elettronica

Un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici

Posta Elettronica Certificata (PEC)

Ogni sistema di posta elettronica nel quale e' fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici

Messaggio di posta elettronica certificata

Documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati

 

Art. 3 d.p.r. 68/2005 “Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”

 

 

D. LGS. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, d’ora in poi CAD)

Posta Elettronica Certificata (PEC)

Un sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi

 

Quando viene inviato un messaggio a mezzo di PEC, il mittente riceve:

- Ricevuta di accettazione/non accettazione: contenente i dati di certificazione (data e ora dell'invio, mittente, destinatario, oggetto) e firmata dal gestore certificato mittente che verifica la correttezza formale del messaggio PEC;

- Ricevuta di avvenuta consegna/mancata consegna: firmata dal gestore di posta elettronica del destinatario e contenente precisa indicazione temporale, attestante che il messaggio PEC è (o non è) stato recapitato presso il “punto di consegna”, ossia l’indirizzo PEC, del destinatario.

 

 

DOCUMENTO INFORMATICO

 

D. LGS. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, d’ora in poi CAD)

Documento informatico

La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

Documento analogico

La rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

 

Autenticazione del documento informatico

La validazione del documento informatico attraverso l'associazione di dati informatici relativi all'autore o alle circostanze, anche temporali, della redazione

Validazione temporale

Il risultato della procedura informatica con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi

 

Copia informatica di documento analogico

Il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto

Copia per immagine su supporto informatico di documento analogico

Il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto

Copia informatica di documento informatico

Il documento informatico avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari

Duplicato informatico

Il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario

 

Articolo 20 - Documento informatico

1. Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice.

1-bis. L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall'articolo 21.

3.[…]. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale.

 

 

Articolo 21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

(cfr. paragrafo seguente)

 

Articolo 22 - Copie informatiche di documenti analogici

1. I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata. La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell'originale.

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

3. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71 hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

4. Le copie formate ai sensi dei commi 1, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.

5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri possono essere individuate particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

6. Fino alla data di emanazione del decreto di cui al comma 5 per tutti i documenti analogici originali unici permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico.

 

 

Articolo 23 - Copie analogiche di documenti informatici

1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.

2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.

 

 

Articolo 23-bis - Duplicati e copie informatiche di documenti informatici

1. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 71.

2. Le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all'articolo 71, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.

 

 

FIRMA ELETTRONICA

 

D. LGS. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, d’ora in poi CAD)

Firma elettronica

L’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica

Firma elettronica avanzata

Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

Firma elettronica qualificata

Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma

Firma digitale

Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

 

Articolo 21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

1. Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.

2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile . L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria.

2-bis. Salvo quanto previsto dall'articolo 25, le scritture private di cui all'articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile , se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Gli atti di cui all'articolo 1350, numero 13), del codice civile soddisfano comunque il requisito della forma scritta se sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

3. L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

FAQ

 

Come si invia un messaggio di Posta Elettronica Certificata (PEC)?

Un messaggio di Posta Elettronica Certificata si invia esattamente come un normale messaggio di Posta Elettronica, tramite il browser internet ed il sito del gestore della casella di posta (ad es. LegalMail, Aruba, ecc.), ovvero configurando un client di posta elettronica con i dati forniti dal gestore stesso.

 

Che valore ha la trasmissione di un messaggio via PEC?

Per quanto riguarda l'invio e la ricezione, la PEC ha lo stesso valore di una raccomandata con avviso di ricevimento: vengono infatti creati dal server delle ricevute di avvenuta accettazione della PEC e di avvenuta consegna al destinatario.

Inoltre, la PEC certifica anche il contenuto del messaggio trasmesso.

Un messaggio inviato tramite PEC, con ricevuta di accettazione e consegna, è opponibile ai terzi.

 

L'invio di un messaggio tramite PEC ha sempre il valore di una raccomandata A/R?

No. Un messaggio trasmesso via PEC ha valore di raccomandata A/R solo se inviato ad un altro indirizzo PEC.

In caso di invio ad un indirizzo di Posta Elettronica normale non hanno valore legale.

 

Esistono elenchi pubblici di indirizzi PEC?

Per legge le Pubbliche Amministrazioni, le imprese ed i professionisti debbono dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

Le Pubbliche Amministrazioni hanno un loro indice di riferimento.

Il Governo ha messo a disposizione di tutti gli utenti l'INI-PEC, elenco che comprende tutti gli indirizzi di imprese e professionisti presenti sul territorio.

 

Cosa serve per apporre una firma digitale ad un documento?

Per poter apporre una firma digitale ad un documento, occorre rivolgersi ad un Certificatore autorizzato.

L'elenco pubblico dei Certificatori è disponibile via internet.

Serve un incontro personale con il Certificatore, che deve verificare l'identità del soggetto a cui rilascia il dispositivo di firma digitale. Unitamente a tale dispositivo (smartcard o token USB) viene indicato un software tramite il quale procedere alla firma

 

Come si appone firma digitale ad un documento?

Per apporre la firma digitale servono un PC, il dispositivo di firma ed il software relativo (che di norma si scarica da internet in automatico la prima volta che si installa il dispositivo di firma).

La procedura è simile per tutti i dispositivi di firma:

  1. il software richiede di selezionare il documento da firmare.
  2. il software individua il certificato di firma contenuto nel dispositivo.
  3. viene richiesto il PIN legato al certificato di firma.
  4. il software procederà infine a sottoscrivere il documento.

 

Una volta ottenuto un certificato di firma digitale, questo durerà per sempre?

No. I certificati di firma digitale hanno una scadenza e devono essere rinnovati. Potrebbero anche essere revocati

Di norma il software di firma consente anche di verificare i certificati, la data di scadenza, la validità, l'assenza di revoche ed il fatto che sia rilasciato da un Certificatore accreditato.

 

Come si può verificare se la sottoscrizione digitale di un documento è avvenuta correttamente

Tramite il software di firma e di verifica si potrà selezionare il documento sottoscritto digitalmente e rilevarne le caratteristiche.

Una verifica semplice può essere fatta tramite la lettura dell'estensione del file sottoscritto digitalmente, per quanto concerne il più comune metodo di sottoscrizione (formato pkcs#7 riconosciuto dalle Pubbliche Amministrazioni): il file in formato .pdf sottoscritto riceverà una ulteriore estensione .p7m (il file prova.pdf firmato digitalmente manterrà il nome e diverrà prova.pdf.p7m).

 

Come si estrae una copia di documento digitale da un documento analogico (ad esempio cartaceo)?

La copia digitale di un documento analogico si ottiene tramite un'operazione di scannerizzazione dell'originale cartaceo, tramite uno scanner collegato ad un computer.

 

Il Movimento Forense

Il comitato scientifico

Avv. Barbara Dalle Pezze (M F sez. Brescia)

Avv. Edoardo Ferraro (M F sez. Padova - Vicenza)


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